Osa 1: Lean finanssipalveluissa – Tribedo ja Karelia AMK kehittävät osaamista yhdessä

Tribedo & Karelia-ammattikorkeakoulu, yhteisblogi osa 1

Tausta: miksi lähdimme liikkeelle ja mitä lean on?

Finanssiala muuttuu nopeasti: prosessien sujuvuus korostuu ja henkilöstön työkuorma elää jatkuvasti tilanteiden mukana. Kun toimintaympäristö muuttuu, myös osaamisen on kehityttävä tavalla, joka tukee sekä asiakaskokemusta että arjen työn hallittavuutta.

Lean-ajattelu on jo pitkään tunnettu teollisuuden puolella, mutta sen ydin – arvoa tuottavan työn vahvistaminen ja turhan työn karsiminen – sopii erinomaisesti myös finanssipalveluihin. Esimerkiksi dokumenttien odottelujaksot, manuaaliset tarkistukset ja työjonojen vaihtelu ovat tyypillisiä hukan muotoja, jotka kuormittavat sekä asiantuntijaa että asiakasta.

Lean-menetelmät tarjoavat selkeän tavan tunnistaa arvoa tuottamaton työ, tehdä toiminnasta läpinäkyvämpää ja tukea jatkuvaa kehittämistä. Niiden avulla voidaan tehostaa toimintaa, parantaa työn sujuvuutta ja lisätä asiakasarvoa.

Yhteistyö Karelia-ammattikorkeakoulun ja Tribedon välillä syntyi tarpeesta vastata muuttuvan finanssialan haasteisiin sekä kehittää Tribedon henkilöstön osaamista järjestelmällisesti. Yhteistyön tarkoituksena on madaltaa kynnystä Lean-ajattelun omaksumiseen ja tuoda menetelmä käytäntöön tribedolaisten arjen asiantuntijatyössä.

Lean-osaamisen portaat lyhyesti

Leanissa osaaminen rakentuu “vöiden” kautta, vähän kuten judossa: mitä pidemmälle opiskelee, sitä syvemmälle pääsee ongelmanratkaisuun, datan hyödyntämiseen ja kehitysprojektien johtamiseen. Yhteistyössä Tribedon ja Karelia AMK:n välillä keskitytään kahteen tasoon, jotka sopivat erityisen hyvin finanssipalvelujen asiantuntijatyöhön.

Yellow Belt on Lean-polun perusvaihe. Yellow Belt on käytännönläheinen perehdytys siihen, miten pieniä parannuksia tehdään oikeassa työssä. Se sopii kaikille rooleille ja on hyvä tapa madaltaa kynnystä Lean-ajattelun omaksumiseen. Yhteistyömalli starttasikin nimenomaan Yellow Belt -pilotilla, jolla testattiin miten malli istuu tribedolaisten arkeen ja millaisia oivalluksia syntyy, kun menetelmää sovelletaan suoraan omiin prosesseihin.

Green Belt on seuraava askel ts. jatkopolku niille, jotka haluavat syventyä Lean-tekemiseen ja vetää laajempia kehitysprojekteja. Kun Yellow Belt opettaa näkemään oman työn uudessa valossa, Green Belt opettaa muuttamaan toimintaa systemaattisesti ja pysyvästi.

Miten toteutimme Yellow Belt -pilotit?

Pilotissa yhdistettiin verkko-opinnot, itsenäiset tehtävät ja käytännön soveltaminen omaan työhön. Tavoitteena oli rakentaa koulutuspolku, jossa osallistuja ymmärtää Lean-ajattelun peruskäsitteet, tunnistaa prosessien kehityskohteet ja harjoittelee menetelmiä aidossa työtilanteessa.

Koulutus suoritettiin Karelian verkko-oppimisympäristössä, ja osallistujat saivat siitä 2 opintopistettä sekä kurssitodistuksen.

Oppimiskokemukset opiskelijoiden näkökulmasta

”Keskeisin Lean-kurssin oivallus omalla kohdalla oli se, kuinka paljon kaikkialta voi lopulta löytää jatkuvan parantamisen aihioita sekä selkeyttämisen ja optimoinnin tarpeita. Kurssi kirkasti omaa ajatusta siitä, että Lean on ennemminkin näkökulma ja tapa tarkastella kehittämistä, kuin yksi yksittäinen kehittämisen työkalu, vaikkakin Leanin metodologiaan kuuluu paljon konkreettisia kehittämisen malleja ja välineitä. Omassa työssä pyrin jatkossa varmasti entistä enemmän minimoimaan turhaa päällekkäisyyttä ja tehottomuutta, etenkin tilanteissa, joissa käytämme useamman ihmisen aikaa saman pöydän ääressä.”

• Joonas, Service Area Manager, Tribedo

”Lean-opinnoissa merkittävin oivallukseni oli se, että myös viestintätyössä on paljon pieniä asioita, joilla työn sujuvuutta voidaan parantaa. Konkreettisena esimerkkinä visuaalisen johtamisen keinot. Lean auttoi näkemään viestintätyön yksittäisten tehtävien sijaan kokonaisena prosessina, jossa pienilläkin parannuksilla voidaan vähentää hukkaa ja lisätä työn vaikuttavuutta. Jatkossa aionkin kiinnittää entistä enemmän huomiota työn visualisointiin, prosessien selkeyttämiseen ja siihen, miten voimme tehdä asioita helpommin ja vaikuttavammin. Ei välttämättä enemmän, vaan fiksummin.”

• Saara-Liina, viestintäasiantuntija, Tribedo

Karelia AMKin näkökulma: mitä yhteistyö merkitsi?

“Tribedo Oy:n ja Karelia-ammattikorkeakoulun Lean-yhteistyö osoittaa, miten korkeakoulu ja työelämä voivat rakentaa osaamista yhdessä ja oppia toisiltaan.

Karelialle yhteistyö tarjoaa suoran yhteyden työelämän arkeen, haasteisiin ja todellisiin kehittämistarpeisiin, mikä tukee Lean-koulutuksen kehittämistä ja mahdollistaa kouluttajan osaamisen vahvistumista.

Koulutuksessa osallistujia haastettiin tarkastelemaan omaa työtään, tunnistamaan ongelmia ja tekemään konkreettisia parannuksia. Osallistujien tunnistamat kymmenet parannuskohteet luovat vahvan pohjan pitkäjänteiselle kehittämistyölle ja Lean-ajattelun juurtumiselle Tribedon arkeen.”

• Jari, lehtori, Karelia-ammattikorkeakoulu

Tribedon näkökulma: miten yhteistyö tuki toimintakulttuuria?

”Tribedossa uskomme siihen, että kehitys syntyy yhdessä tekemällä. Siksi käynnistimme Lean Six Sigma -koulutukset (Yellow Belt ja Green Belt) yhteistyössä Karelia-ammattikorkeakoulun kanssa.

Tavoitteena ei ole pelkästään oppia uusia työkaluja, vaan vahvistaa koko organisaation yhteistä kyvykkyyttä kehittää toimintaa arjessa systemaattisesti, vaikuttavasti ja rohkeasti uudistuen.

Tribedossa kehitämme osaamistamme suunnitelmallisesti kaikilla tasoilla aina operatiivisesta arjen tekemisestä strategiseen kehittämiseen saakka. Lean-osaaminen on tässä keskeinen osa, ja juuri siksi halusimme lähteä vahvistamaan sitä laajemmin Yellow Belt- ja Green Belt -koulutusten kautta. Samalla rakennamme yhteistä jatkuvan parantamisen kulttuuria, jossa jokaisella on roolista riippumatta mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa.

Lean-ajattelun ydin on yksinkertainen: tehdään asioita fiksummin, poistetaan turhaa ja keskitytään siihen, mikä tuottaa eniten arvoa. Ja juuri tätä haluamme tehdä yhdessä.”

• Simo, Operations Area Manager, Tribedo

Jatkopolku Green Beltiin

Yellow Belt -vaiheen jälkeen seuraava askel on syventää osaamista Green Belt -opinnoissa, joissa toteutetaan oikeita kehitysprojekteja DMAIC-mallin* mukaisesti.

Green Belt -polku mahdollistaa:

• syvemmän analytiikan hyödyntämisen
• juurisyiden järjestelmällisen selvittämisen
• ratkaisujen pilotoinnin
• pysyvien muutosten jalkauttamisen.

Seuraava yhteisblogin osa syventyy DMAIC-projektien oppeihin ja vaikutuksiin. Yhdessä näiden artikkeleiden tarkoituksena on kertoa käytännönläheisesti, mitä lean tarkoittaa finanssipalvelujen arjessa ja ennen kaikkea, millaista hyötyä se tuo ihmisille, jotka työn tekevät.

*DMAIC on Lean- ja Six Sigma ‑kehittämisen ydinmenetelmä. Sen avulla ongelmia ratkaistaan järjestelmällisesti niin, että lopputuloksena syntyy oikeita ja pysyviä parannuksia. Lyhenne tulee sanoista:

D = define (määrittele)

M = Measure (mittaa)

A = Analyze (analysoi)

I = Improve (paranna)

C = Control (vakiinnuta)